Erreur, erreur, vous avez dit erreur ou horreur ?

Les chiffres des entreprises et prévisionnistes sont faux pourtant les politiques et stratégies mondiales s'appuient dessus.

Le tableur, nid à erreurs

Cela commence à la création du tableau

Tout semble propre

– Ouf ! J'ai enfin fini mon classeur de "Gestion des tâches des projets de l'agence".

– Dans mon premier onglet, j'ai bien l'essentiel du projet

• La liste des tâches liées aux projets réalisés par l'agence, ainsi que la personne en charge de la tâche.
  • Dans ce même tableau, je retrouve toutes les informations complémentaires de la tâche.
    • début prévu, réel ;
    • fin prévue, réelle ;
    • coût prévu, réel ;
    • etc.
• J'ai bien les informations calculées
  • coût total prévu, réel de la tâche ;
  • nombre d'heures prévues, réelles consacrées à la tâche ;
  • Etc.
• Enfin, mes calculs de synthèse fonctionnent
  • en haut de la feuille, Muchmuch a totalisé les calculs pour l'ensemble des tâches.

Figure 1 : Feuille de calcul d'origine.

Vous dupliquez, vous aggravez votre cas

– Maintenant que j'ai un tableau modèle, je peux l'utiliser pour les autres agences de ma région. Je duplique ma feuille avec mon premier tableau et je l'ai bien renommée avec le nom de la nouvelle agence.

– J'ai bien supprimé les anciennes données et remplacées par celles spécifiques de l'agence.

Pour cette phase, l'exercice s'est avéré plutôt périlleux.

Figure 2 : Feuille de calcul dupliquée et modifiée.

Vous consolidez, mais est-ce robuste pour autant ?

– Il me faut aussi une feuille avec un tableau de consolidation. Je créé une ligne par agence dans laquelle je reprends par formule l'ensemble des calculs de synthèse de l'agence.

Ainsi, j’aie l'ensemble des informations de la région, et en bonus un joli graphique.

Figure 3 : Tableau de synthèse.

Ça rue dans les brancards

Toc, toc ! – Rentre Muchmuch, je t'attendais.

– C'est quoi ce truc Muchmuch, je ne suis pas content ! C'est lourd à utiliser ton système, j'ai même réussi à trouver des erreurs !
Muchmuch peste contre ce nul. – Ce Buzzbee fait vraiment n'importe quoi. Chaque fois qu'il modifie quelque chose, plus rien ne marche !

Mais il sait au fond de lui que son système c'est un peu de la "bidouille". Il en fait l'amère expérience chaque fois que c'est lui qui doit trouver une information ou modifier quelque chose.

Muchmuch est grognon, sans lui, la mise à jour est impossible et l'exploitation difficile.
Il se retrouve avec une responsabilité supplémentaire, il devient référent du projet, comme si il n'avait que cela à faire !

Il passe un temps important à reprendre les formules de calculs et ses mises en forme quand il rajoute des données.

Quand il a besoin d'informations plus précises, Muchmuch béni le copier/coller, mais que c'est long et répétitif !

Un nombre important d'erreurs

Plutôt que parler de feuille de calcul, il serait plus juste de dire "application Excel" tant de classeur et tableaux se croisent et s'entrechoquent, sans évoquer le cas des importations de fichiers issus de l'informatique générale comme SAP.

Tout au long des années 1980 et 1990, des universitaires et praticiens, pour la plupart comptables, ont appelé à une approche plus prudente dans l'écriture des feuilles de calcul.

Selon le professeur Raymond Panko le pourcentage pourrait atteindre 30,00 % d'erreurs y compris des erreurs de saisie ou des formules erronées.

Il y aurait, une erreur toutes les 100 lignes.

Coopers and Lybrand (cabinet d'audit), déclarent – Dans les feuilles de calcul avec plus de 150 lignes, plus de 90% contiennent au moins une erreur importante dans une formule.

Une autre étude de l'unité de vérification des douanes Américaine est moins alarmiste estimant le pourcentage d'erreurs à 11,00 %.

Un exemple édifiant

Un article universitaire d'avril 2013 remet en cause un autre article de 2010 dont les conclusions serviront de support pour les choix économiques des dirigeants politiques.

Cet article (et donc les choix pris) seraient fondés sur des données fausses dans des feuilles de calcul Excel.

Les auteurs ont reconnus les erreurs, précisant que cela n'avait pas d'impact sur leurs conclusions (ben voyons, nous paierons des impôts pour masquer l'erreur).

Le tableur est utilisé intensément, et de manière empirique, même dans les services des plus hautes instances politiques, économiques voire stratégiques.

Les erreurs les plus fréquentes

Des erreurs conceptuelles

• manque de compétences techniques
  connaissance des services offerts par l'outil faible ;
• manque de culture informatique
  • architecture d'un projet informatique ;
  • structure de données ;
  • gestion de projet.

L'ère du "jetable"

L'utilisateur pense être plus productif en faisant et refaisant au fil des besoins.

Pour le décisionnaire comme l'exécutant, l'adage "Reculer pour mieux sauter" est une hérésie.

L'utilisateur, ce n'est pas son "job" et il a aussi d'autres choses à faire.

Le temps perdu n'est pas forcément du temps de conception, mais de prise d'informations, le fameux "comment-kon-fait".

Les résultats doivent être produits à un rythme de plus en plus soutenu, mais combien sont vraiment exploités ?
On peut se poser la question puisque personne ne voient les erreurs.

Je conclurai : L'utilisateur, travaille à "l'arrache" et ça fout le "boxon" !

Des limites du tableur

Facilité apparente de l'outil

Sa facilité de prise en main n'est pas toujours un avantage.

Le tableur est facile pour commencer contrairement à un système de base de données

La tentation est grande de construire des modèles de plus en plus conséquents, mais le tableur n'offre pas les outils nécessaires.

L'utilisateur "empile" les tableaux au fur et à mesure que naissent les besoins.

L'utilisateur travaille vite, sur la tâche en cours sans avoir une vision à long terme.

D'autres limites

• des bugs jamais corrigés ;
• l'adressage de cellules sous la forme "a1", n'est pas des plus claires dans les formules
  d'autant que cela oblige à rajouter la référence à la bonne feuille dans la formule ;
• outils de documentation faibles, voire inexistants
  un expert a mis au point une formule imposante, il quitte la société, personne ne connait exactement les tenants et aboutissants, la philosophie de l'application.

Des objectifs incompatibles !

Nous demandons beaucoup à une feuille de calcul

• conserver l'information ;
• analyser l'information ;
• présenter l'information.

Mais souvent ces désirs ne sont pas compatibles entre eux.

La consolidation n'est pas son point fort

Bascule d'une année sur l'autre.

Une nouvelle agence arrive et génère un nouveau classeur, il n'est pas inclue dans le classeur de consolidation.

Dans un programme "classique", la séparation entre les entrées, le programme, les sorties est clairement identifiée.

Dans le tableur au contraire, la frontière n'existe pas explicitement.

Quand une erreur est commise, elle se propage à tous les calculs.

Des erreurs au quotidien

L'utilisateur modifie la mauvaise cellule.

Les mêmes données maintes et maintes fois saisies

La donnée ressaisie perd de la consistance, la même valeur prend au fil du temps des formes différentes (Toulouse, tls, TLSE, etc.).

Un taux dans une formule est inchangé depuis des années alors que dans la réalité il a été largement modifié depuis.

Le Copier/coller est fastidieux et source d'erreurs.

L'utilisateur est fanatique du Copier/Coller parce que c'est la technique qu'il connait, qu'elle est simple à comprendre et produit un effet immédiat.

• une formule avec une adresse absolue et vous oubliez de modifier l'adresse ;
• recopier une formule de calcul fausse.

Le manque de contrôle

L'exactitude des formules est validée à la création. La formule n'est ensuite plus jamais auditée.

La feuille de calcul est pilotée par programmation (V.B.A.)

La programmation, cela ne s'improvise pas, il paraît même que certains font des études.

Mais le collègue qui a suivi un stage de 3 jours, il est capable de "pondre" une application comme ça.

Pourtant, il n'a jamais entendu parlé de "Gestion d'erreurs", "Programmation Objet", "UML", "Architecture 3 tiers", etc.
Je ne suis même pas persuadé qu'il ai compris la notion de variables.

Même un développeur peut être source d'erreur. Souvent il va programmer un truc que Microsoft Excel fait déjà tout seul, tout simplement, il ne sait pas que cela existe.

Vous avez insérez une colonne dans le tableau, le programme calcule avec la mauvaise colonne.

Un bon nombre d'applications Excel génèrent des feuilles par programme.

Pour comprendre le modèle choisi, il faut comprendre un programme (V.B.A.) qui a généré l'autre programme (votre feuille de calcul).

Vous accepteriez ça !

Le tableur est comme un appartement dans lequel, tout serait posé en vrac, dans lequel vous ne sortiriez jamais les poubelles.

Il y aurait des fuites jamais réparées, les fils électriques dénudés et potentiellement dangereux.

Dans cette situation il est possible que vous rachetiez un objet ne vous rappelant pas qu'il y en a déjà un caché sous un coussin du canapé qui lui-même est sous le lit dans le grenier.

Vous perdez de l'énergie et du temps à chercher le presse-agrumes qui devrait être dans le placard de la cuisine, mais qui en fait est sur la table du séjour au milieu des bouquins qui ont désertés la bibliothèque.

N'est il pas plus futé de se poser un moment, et de décider où ranger une fois pour toutes ses affaires ?

Ce n’est pas comme cela chez vous ? Pourtant vos feuilles de calcul oui !

Classification des erreurs

Raymond Panko classifie les erreurs en 5 types.

Formules erronées

Il n'est pas rare de sélectionner la mauvaise cellule dans un calcul. Je souhaite calculer "G12 + C13" et je sélectionne "G12 + C14". Ce type d'erreur est plutôt fréquent.

Plage incorrect

Les calculs n'utilisent pas les bonnes plages.

Je réalise un calcul avec la plage "C10..C25", je rajoute une ligne à la fin de mon tableau, mais la formule fait toujours référence à la ligne 25.

Facteurs omis

Une valeur "traine" dans une formule. Au quotidien cette valeur a changée depuis bien longtemps, mais la formule utilise toujours une vieille valeur.

Erreur d'entrée de données

Je saisie la valeur 1000 au lieu de 10000.

Utilisation incorrect d'une fonction

Je souhaite arrondir une valeur. J'ai le montant 1,45 (entendez, 1 milliard 45 million), à la sortie je me retrouve avec 1 milliard. Ce résultat se propage dans d'autres calculs.

D'autres catégories

Comme dit plus haut, je trouve cette classification réductrice, ce n'est qu'un aspect du problème.

Erreur "EBDD (Excel Base de Données)"

Il manque la dimension relationnelle. Nous gérons des données, il n'est donc pas anachronique d'au moins se poser la question – Comment organiser mes tableaux ?

Erreur "Workbook Folder"

Une mauvaise architecture dans le classeur peut aussi avoir un impact important qui facilitera ou compliquera les manipulations – Qu'est ce que je mets dans quels onglets ou classeurs ?

Nous pouvons même être amenés à nous poser la question – Comment organiser mes classeurs sur le disque dur ?

Correction des erreurs

– Alors Muchmuch, besoin d'un petit coup de main ?

Je vais t'apprendre à faire de jolis tableaux. Quand je dis jolis, j'entends bien sûr "normalement constitués".

Je changerais tes priorités et méthodes de travail.
Tu ferras taire ce mécréant de Buzzbee. Cerise sur le gâteau tu deviendra le "sauveur" de Miss Sessy en lieu et place de ce prétentieux de collègue fortiche en informatique.